Disposições Preliminares

Em virtude da Lei Geral de Proteção de Dados e das normas específicas aplicadas ao tratamento de dados pelas serventias extrajudiciais (Art. 5º, LXXIX, CF/88 e Lei nº 6.015/73, Provimento Nº 149 do CNJ e Provimento Conjunto CGJ/CCI/TJBA Nº 15/2023), pública-se esta Política de Privacidade que conduzirá todo o tratamento de dados praticado pelo Registro de Imóveis, Hipotecas, Títulos, Documentos e Civil das Pessoas Jurídicas de Ilhéus (RITDPJ-Ilhéus).

Tendo em vista o regime de delegação decorrente do disposto no art. 236 da Constituição Federal, as serventias extrajudiciais atuam em regime híbrido de tratamento de dados pessoais, pois exercem privativamente uma função pública.

Enquanto a atividade fim dos Ofícios, qual seja, o serviço registral imobiliário, está sujeita ao regime público previsto no art. 23, §4º da LGPD, as atividades administrativas e financeiras são explicitamente privadas. Desta forma, o Ofício de Registro de Imóveis, Hipotecas, Títulos, Documentos e Civil das Pessoas Jurídicas de Ilhéus se relaciona com diversos tipos de usuários por diferentes plataformas e em múltiplas circunstâncias, que podem ensejar o tratamento de dados pessoais, quais sejam:

Atendimento via balcão, de forma presencial: Dados são fornecidos à serventia diretamente por titulares ou terceiros com o objetivo de realizar averbações e/ou registros, assim como para realização de consulta no fólio real;
Atendimento via RI Didital (SERP): Dados são fornecidos pelos usuários das plataformas integrantes do SERP para solicitação de pedidos referentes a averbações, registros ou consultas ao fólio real;
Atendimento via Email Institucional: Dados são fornecidos via email institucional junto a solicitação de pedidos referentes a averbações, registros e consultas ao fólio real;
Colaboradores, funcionários e prestadores de serviços: No que concerne às relações trabalhistas, prestação de serviços e atividades de recrutamento, dados pessoais poderão ser tratados quando da atuação do controlador enquanto empregador ou recrutador ou potencial contratante de serviços para fins de: comunicação, recrutamento, manutenção de banco de currículos e/ou cumprimento de obrigações trabalhistas e fiscais;

Em razão do previsto no art. 41, §1º da LGPD, os Ofícios de Registro de Imóveis de Ilhéus tornam pública a identidade do Encarregado responsável pela comunicação desta serventia com os titulares referente a pedidos e esclarecimentos concernentes aos direitos e deveres previstos nesta Política:

Encarregado Interno: Alan Figueiredo
- Contato: lgpd@ritdpjilheus.com.br
- Telefone: (73) 3223-6682

O contato também poderá ser realizado por meio do Canal de Atendimento ao Titular de Dados Pessoais integrado a plataforma do Registro de Imóveis do Brasil através do Link: https://www.registrodeimoveis.org.br/lgpd.

Titulares de dados pessoais tratados em procedimentos diversos não contemplados nesta Política poderão entrar em contato com o Encarregado para buscar mais informações sobre o tratamento realizado, em prestígio ao princípio da autodeterminação informativa.

Dado Pessoal

É todo dado capaz de identificar um indivíduo, como nome, filiação, RG ou CPF. Ou seja, toda informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

Dado Pessoal Sensível

Dados que caracterizam o titular de forma mais detalhada, como dados biométricos (impressão digital ou reconhecimento facial, por exemplo), convicção religiosa, filiação político-partidária, dados referentes à saúde e a vida sexual, etc.

Dado Anonimizado

Dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento;

Banco de Dados

Conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico;

Titular

Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

Controlador

Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais, sendo este um agente de tratamento;

Co-controlador

Haverá co-controladores, quando dois ou mais responsáveis pelo tratamento determinarem conjuntamente as finalidades e os meios do tratamento de dados pessoais

Operador

Pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador, sendo este também um agente de tratamento;

Dado Pseudoanonimizado

É o tratamento por meio do qual um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo, senão pelo uso de informação adicional mantida separadamente pelo controlador em ambiente controlado e seguro.

Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)

É o órgão da administração pública, ligado diretamente à Presidência da República, responsável por regularizar e fiscalizar a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados, com a prerrogativa de aplicação de sanções em caso de descumprimento da norma;

Encarregado

É a pessoa indicada pelos agentes de tratamento para manter a comunicação entre o controlador, a ANPD, os titulares de dados tratados pela serventia e as demais entidades reguladoras.

Segundo a Lei Geral de Proteção de Dados, tratamento é: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

O tratamento de dados pessoais dispensado por essa serventia respeita os princípios trazidos pela LGPD dispostos abaixo:

Finalidade

O tratamento de dados é realizado para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades;

Adequação

Compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento;

Necessidade

Limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados;

Livre Acesso

Garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;

Qualidade dos Dados

Garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;

Transparência

Garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial;

Segurança

Utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;

Prevenção

Adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;

Não Discriminação

Impossibilidade de realização do tratamento para fins discriminatórios, ilícitos ou abusivos;

Responsabilização e Prestação de Contas

Demonstração, pelo agente, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas.

A LGPD traz em seu corpo uma série de fundamentos legais para o tratamento de dados pessoais. No que interessa às atividades realizadas pela serventia, legitimam o tratamento de dados:

Mediante expresso consentimento do titular (Art. 7º, inc. I)
O cumprimento de obrigação legal pelo controlador (art. 7º, inc. II);
O tratamento e uso compartilhado de dados, pela serventia extrajudicial necessária para A execução de políticas públicas previstas em leis ou regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres (art. 23, §4º)
A realização de estudos por órgãos de pesquisa, garantida, sempre que possível a anonimização dos dados pessoais (art. 7º, inc. IV);
Quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados (art. 7º, inc. V);
Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, inc. VI);
Para a proteção do crédito, inclusive quanto ao disposto na legislação pertinente (art. 7º, inc. X);
Quando necessário para atender aos interesses legítimos do controlador ou de terceiro, exceto no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais (Art. 10)

A atividade fim desta Serventia é conferir autenticidade aos direitos reais junto ao fólio real através das informações tornadas públicas pelo titular (art. 1º da Lei 6.015/73 c/c Art. 7º, II da Lei 13.709/18).

Portanto, a base legal que fundamenta o tratamento dado neste Ofício é o cumprimento de obrigação legal, disposto no art. 7º, II e art. 23, caput e §4º da LGPD.

Poderá ser realizado tratamento de dados pessoais diverso dos explicitados, contudo, fundamentado em uma ou mais hipóteses dentre as elencadas acima, sendo a finalidade explicitada ao titular.

O tratamento realizado com base no legítimo interesse poderá se dar sem o consentimento do titular para o atendimento de finalidades legítimas, consideradas a partir das situações concretas que incluem, mas não se limitam a:

Apoio e promoção de atividades do controlador;
Proteção, em relação ao titular, do exercício regular de seus direitos ou prestação de serviços que o beneficiem, respeitadas as legítimas expectativas dele e os direitos e liberdades fundamentais, nos termos desta Lei;

Dentre os interesses legítimos para a realização de tratamento de dados desta Serventia, encontram-se os de:

Prestar, fornecer, manter, desenvolver, aprimorar, divulgar e ampliar a utilização dos nossos serviços;
Personalizar a experiência e utilização dos nossos serviços pelo usuário, inclusive para o fornecimento de informações relativas à prestação destes serviços.
Gerar análises e relatórios estatísticos sobre o funcionamento e operação dos nossos serviços;
Possibilitar o contato com o usuário a respeito do andamento dos serviços que estão sendo prestados;
Disponibilizar e melhorar mecanismos de segurança e monitoramento dos nossos serviços;
Detectar e impedir a utilização dos nossos serviços para propósitos fraudulentos ou que visem alterar as funcionalidades destes ou a prática de abusos e atos ilegais contra o usuário;

Dados Públicos de Registro

Tendo em vista o cumprimento de obrigação legal, o RITDPJ trata dados fornecidos por seus usuário, bem como as informações que já integram o acervo da Serventia, de acesso público, como nome, endereço, data de nascimento, sexo, estado civil, direitos em relativos à propriedade, instrumentos particulares registráveis, referência a documentos arquivados em outras serventias, dados de transações imobiliárias, ônus e restrições sobre a propriedade, que são fornecido ao Oficio territorialmente competente;

Dados de Identificação e Comunicação

São dados fornecidos por apresentantes, interessados no registro, bem como por titulares de dados pessoais para facilitação da identificação e da comunicação do titular com a Serventia. São dados tratáveis nesta categoria: Nome completo, e-mail, telefone, celular, endereço, documento de identificação (RG, CPF, CNH, etc). A finalidade para o tratamento dos dados supracitados varia de acordo com a atividade de tratamento dispensada, podendo ser o legítimo interesse do controlador, execução de contrato, cumprimento de obrigação legal, dentre outras.

Dados Administrativo/Financeiros e de Pagamentos

São dados necessários para o processamento de pagamentos dos serviços prestados, bem como a identificação do solicitante, incluindo CPF, endereço, número da agência e da conta corrente, número do cartão de crédito, dentre outros. Os dados financeiros e de pagamento são tratados para o fornecimento de serviços, manutenção de arquivos e cumprimento de obrigações fiscais, sendo esta a finalidade que fundamenta este tratamento dos dados.

Dados dos Colaboradores e Funcionários

Nome completo, inclusive o nome social, data de nascimento, número e imagem da Carteira de Identidade (RG), número do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), número e imagem da Carteira Nacional de Habilitação (CNH), fotografia 3x4; estado civil, idade, fator RH, nível de instrução ou de escolaridade; endereço completo, número de telefone e endereço de correio eletrônico (e-mail); filiação a sindicato, nome dos genitores, nome de usuário e senha específicos para uso dos serviços do Empregador, comunicação mantida entre colaborador e serventia; atestados médicos, imagens de câmeras de vigilância, dados biométricos relativos a registro de ponto e dados referentes a produtividade diária dos colaboradores. A finalidade para o tratamento de tais dados é a execução de contrato, bem como disposições do Provimento Conjunto 03/2021 do Tribunal de Justiça da Bahia.

Dados de Identificação em Meio digital

São dados e informações geradas pela atividade dos usuários e colaboradores nas plataformas digitais de prestação de serviço da serventia ligadas a Internet (Central Registro de Imóveis do Brasil, Sistema Eletrônico de Registros Públicos - SERP, Email, Siscart, Site da serventia, dentre outros) através do registro de acesso de seus dispositivos, onde são retidos dados como Protocolo de Internet (IP, data e hora), características do dispositivo de acesso (modelo, ano, porta lógica, etc), nome do usuário, dados referentes a geolocalização, histórico de solicitações, dentre outros.
No que tange ao site da Serventia, far-se-á uso de tecnologias padrões como cookies de acesso, que nada mais são do que um conjunto de dados coletados automaticamente pelo site para fornecer um melhor serviço ao usuário, como gravar informações usadas constantemente, bom como a personalização de serviços. Os cookies de acesso poderão ser controlados pelo usuário através da aba de controle de cookies. Lá o usuário poderá permitir ou negar a coleta de dados através dos cookies, contudo, alguns deles serão obrigatoriamente coletados em prol do pleno funcionamento das atividades principais do site. Os dados técnicos sobre o computador/dispositivo móvel são tratados para identificação de usuários no meio digital e prevenção a fraudes. A base legal para o tratamento de tais dados é o cumprimento de obrigação legal, especificamente as estipuladas no Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).

O RITDPJ de Ilhéus manifesta o seu total comprometimento com o Provimento 134 do CNJ, que dispõe sobre as obrigações inerentes aos cartórios extrajudiciais para com o tratamento de dados pessoais dispensado pelas Serventias, tendo adotado as seguintes ações no âmbito da adequação a LGPD:

Todos os colaboradores, funcionários e terceirizados foram orientados sobre os deveres, requisitos e responsabilidades decorrentes da Lei Geral de Proteção de Dados;
Além das medidas já pertencentes a praxe interna da Serventia, como implantação de câmeras de videovigilância, foram adotadas medidas de segurança, técnicas e administrativas com o objetivo de promover um tratamento adequado e seguro dos dados dos titulares armazenados nesta serventia, quais sejam:
- Controle de acesso ao acervo físico por chave;
- Proibição de uso de aparelhos celulares no âmbito da serventia, pelos colaboradores;
- Implantação de sistema de gestão de produtividade e movimentação de documentos no estabelecimento (HECTOR);
- Realização de curso com certificado de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados pelas serventias extrajudiciais;
- Nomeação de encarregado interno, discriminado na parte inicial desta política;
- Criação de formulários de conhecimento de finalidade para avaliar a motivação dos pedidos de busca nos indicadores pessoais e reais da Serventia;
- Celebração de Termo de Confidencialidade com os colaboradores que atuam em Teletrabalho.

A Lei Geral de Proteção de Dados, com escopo em instrumentalizar o princípio da autodeterminação informativa, dispõe em seu art. 18 os direitos do titular de dados e quais são as informações que o titular poderá obter do controlador, mediante requisição. Contudo, considerando o tratamento com a finalidade de cumprimento de obrigação legal dispensado pelas serventias extrajudiciais, alguns dos direitos contidos no dispositivo legal não poderão ser exercidos, restando o acatamento de:

Confirmação da existência de tratamento: O titular poderá questionar ao controlador quais dados de sua titularidade são tratados;
Acesso aos dados: O titular poderá requerer ao controlador os dados que estão sendo tratados pela serventia, entretanto, esta solicitação encontra-se vinculada ao pagamento de emolumentos e custas, tendo em vista os disposto no Art. 14 da Lei nº 6.015/73 (Lei de Registros Públicos) e do Art. 30, Incisos VIII e X, da Lei nº 8.935/94 (Lei dos Notários e Registradores);
Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados: O titular poderá requerer a atualização de dados junto ao controlador, contudo, dentro dos procedimentos dispostos a partir do art. 110 da Lei de Registros Públicos;

Com fundamento no art. 26 da LGPD, o compartilhamento de dados pessoais com órgãos da administração pública só poderá ocorrer mediante uma finalidade, seja para implantação de políticas públicas, seja para cumprimento de obrigação legal. Portanto, dados do Registro Público de Imóveis, apenas serão compartilhados em cumprimento a obrigações legais ou normativas ou, quando forem adotados medidas de anonimização que não permitam a identificação do titular do dado pessoal.

No cumprimento de sua atividade-fim, a serventia tem a obrigação de verificar a existência de suspeição e comunicar aos órgãos de controle, caso seja identificado. Neste diapasão, a serventia compartilha dados, fundamentado no provimento 149 do CNJ, com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) e com a Declaração de Operações Imobiliárias (DOI).

Quando a serventia recebe dados por meio de solicitações trazidas por meio do Serviço Eletônico de Registros Públicos (SERP), a Central de Registros de Imóveis do Brasil atua como co-controlador, servindo de ponte para recebimento e compartilhamento de dados, viabilizando a prestação de serviços, assim como a instituição fornecedora de serviços webmail, Locaweb, por onde são recebidos e enviados documentos diariamente.

Esta política de privacidade pode ser atualizada a qualquer tempo. Por isso, adverte-se a necessidade de observar a sua data de atualização.

Caso ainda existam dúvidas acerca do tratamento de dados dispensados pela serventia, favor, entrar em contato pelo e-mail lgpd@1registrodeimoveisilheus.com.br, ou pelo contato (73) 3223-6682 ou, ainda, pelo nosso Balcão Virtual: (https://join.skype.com/invite/sovT4KLp7Lv7) para tratar com o Encarregado Interno Alan Figueiredo.

POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Disposições Preliminares

DAS DEFINIÇÕES

DOS PRINCÍPIOS LEGAIS E DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

DAS CATEGORIAS DE DADOS PESSOAIS TRATADOS E SUA FINALIDADE

DO CUMPROMETIMENTO DA SERVENTIA COM O PROVIMENTO CONJUNTO CGJ/CCI Nº 03/2021